総務部の役割


■総務部の役割とは


総務部の役割とは、企業全体のことを考えて業務を遂行することです。


このような視点や考え方が総務部の社員に備わっていなければ、

総務部の仕事は務まらないでしょう。


また、総務部は、企業においては縁の下の力持ちであり、企業の土台とも

いうべき役割を担っているのです。


総務部の役割には、会社の全ての組織と密接に関係する幅広い業務範囲があり、

総務部の仕事は経営活動において無くてはならない必要不可欠な業務といえます。


この総務部では、会社を代表して社外への窓口となる業務が多いので、

企業全体のことを考慮して行動することが求められます。


この総務部の役割には、会社全体を見渡して、必要に応じて各部門へ

助言をしたりするケースもありますので、総務部の社員は、幅広い知識を持ち、

会社の業務全般を理解し、臨機応変に行動することが求められるのです。


また、企業に法務部が設置されていない場合は、総務部が企業法務てある臨床法務、

予防法務、戦略法務に関する業務を担当することになりますが、特に、営業許可

必要な手続きを疎かにすると、一瞬にして経営危機を招くケースがありますので、

自社に関連する行政法に関しては、特に注意すべきでしょう。


企業に人事部が無い場合の総務部の役割には下記の様な業務があります。


総務部の主な業務

①経営補佐管理業務
②他部門のサポート業務
③対外的活動業務(交渉・折衝・交際等)
④人材活用、人材開発、人事評価制度設計、人事評価
⑤資産管理、法務、株式の管理
⑥就業規則、賃金規則、給与計算、人件費管理、社会保険業務
⑦株主総会の準備運営、取締役会の準備運営、経営会議の準備運営
⑧従業員の就業安全業務
⑨労使関係業務、福利厚生業務
⑩各種契約締結
外国人を採用する場合の在留資格変更等の入国管理局ビザ申請業務


上記以外の業務では、新規事業の法令適用事前調査も担当する場合がございます。


また、総務の仕事をするうえで、総務部長や総務部スタッフに

必要なスキルとしては、次のようなものがあります。


総務部長や総務部スタッフに必要なスキル

①交渉力と説得力
②コミュニケーションスキル
③文書作成力
④行動力
⑤利害調整力
⑥トラブル処理能力
⑦企画立案能力
⑧計画や企画書を表現するスキル
⑨経営感覚
⑩総務業務に必要な専門知識


ところで、現代は変革の時代ともいえ、企業も様々なリスクに

直面しています。


このような内外のリスクに対応するリスクマネジメントも重要な

総務部の役割です。


企業のリスクマネジメントとは、経営活動をする上で、経営に重大な

影響を与える可能性があるリスクを事前に認識して、そのリスクを評価し、

そのリスクにどのように対応するかをマネジメントすることです。


就業規則に関するトラブルに関しては、就業規則のトラブル事例の頁

を御覧ください。


また、大半の企業の総務部においては、消防法に関する対策が対策が取られていない

のが現状です。


もし、消防法に違反していた場合は、最高で1億円以下の罰金刑又は3年以下の懲役刑に

処される場合がありますので、消防計画作成をはじめとした、消防法に基づいた必要

な届出を必ずしておくことが、 企業のリスクマネジメント上も重要といえるでしょう。


消防法に対して特に対策を取っておらず、認識が不足していると思われている方は、

営業停止になる前に(消防法違反使用停止命令)」の頁を御覧ください。


このような様々なリスクを想定して対策を考えておくことは、会社にとって

リスクヘッジとなりますので、総務部としては、常日頃から会社の脅威になりそうな

事象に対して備えておくことが必要になります。


以上のように、総務部の役割である業務は非常に多岐にわたりますが、

最も重要な業務は、どの業務なのでしょうか?


総務部は、特に経営という視点で業務をすることが求められるので、

経営に関わる業務が当然最も重要な業務になるはずです。


では、総務部の経営に関わる業務とは何でしょうか?


それは、経営者を補佐する業務です。


総務部が、率先して、経営者が的確な経営判断を下せる環境をつくったり、

経営者が経営判断を下すための社内外の情報を提供し経営者をサポート

することが非常に重要な役割といえるでしょう。


経営者に、情報提供する為のスキルが身についていないと感じている方は、

内外環境分析どこから手をつけるべきかの頁を御覧ください。


また、総務部では、経営者や各部門に対して社内外の様々な情報を提供

する役割もありますので、特に、企業における大半の業務を包括する

マーケティングを学んでおくと、情報を取捨選択し必要な情報だけを

提供するスキルも身につくでしょう。


更に、会社の財務戦略についても基本的な知識があれば、経理部財務部とは異なる

視点で、経営者を補佐する為の助言もできます。


このように、激変する企業の環境下では、ますます総務部の役割が重要になってきます

ので、総務部門の業務を、経営という視点で考え、変革する時代へどのように対応すべ

きかを考えることが、総務部門には問われています。


なお、お時間があれば、総務に向いている人、総務に不向きな人

頁も御覧ください。


■総務部の役割と企業法務


企業法務とは、企業の経営活動に関わる法律上の業務の総称です。


企業活動の全てに法律は密接に関わっています。


企業法務を疎かにすると、一瞬にして経営危機を招くケースがあります。


企業法務を疎かににして経営危機を招いたケース

  • 事例

    ・雪印食品食肉偽装事件(食品の適正表示違反)

  • 結果

    ・最終的に2005年8月に会社解散



企業法務の種類は、①臨床法務、②予防法務、③戦略法務に分類できます。


企業法務の種類

  • 臨床法務とは、法的トラブルへの対応です。

  • 予防法務とは、法的トラブルを未然に防ぐための対応です。

  • 戦略法務とは、企業経営上の重要な意思決定にかかわる法律事務への対応です。



企業法務の現状としては、臨床法務への対応しかできていない企業が大半といえます。


予防法務まで対応できている企業もありますが、依然として少数です。


戦略法務にまで対応できている企業は、更に、少ないといえるでしょう。


要するに、予防法務、戦略法務への対応が企業の競争力を決定づける重要な要素

といえますので、法務部が無い企業では、総務部の役割が問われるところです。


予防法務や戦略法務といっても、特別な業務をするわけではありません。


予防法務や戦略法務においては、自社にとって脅威となる法律や追い風となる法律が

何かを把握し、どのような対応策を取るべきかを検討し準備しておくことが重要なの

です。


要するに、予防法務や戦略法務に対応することは、SWOT分析で最も重要な、

「脅威」と「機会」を把握し、準備しておくことに含まれます。


ゆえに、総務部の役割を果たすためには、マーケティングの知識も必要なわけです。


なお、マーケティング・財務などの経営戦略策定スキルを身につけたい方は、

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