業務効率化が進まない原因


業務効率化は、どの企業においても経営課題であるといえますが、

業務効率化が進んでいる企業よりも、業務効率化が進んでいない企業の方が

多いのが現状といえるでしょう。


業務効率化が進んでいない企業においても、その必要性は認識されているはずなので、

まずは、効率化を阻んでいる原因について把握をする必要が あります。


どの企業においても、業務効率化が進まない原因として最も多いことは、

ベテラン社員の抵抗です。


抵抗勢力になっているベテラン社員に共通することは、彼らの仕事のやり方が、

完全に属人的になっていることです。


属人的になっているということは、そのベテラン社員しか知らない仕事のやり方が

存在しているということなのです。


その属人的な仕事のやり方が、豊富な経験に裏打ちされた卓越した業務スキルを

駆使ししているような場合は、業務効率化の対象とはなりえない場合も ありますが、

そのようなケースは稀であり、大半の場合は、業務効率化の対象となりうる属人的な

仕事のやり方なのです。


そうすると、抵抗勢力になっているベテラン社員にも、2種類あるといえますので、

抵抗している全てのベテラン社員を、問題であると決めつけることは適切ではない

ということです。


ここで問題となるのは、業務効率化の対象となるベテラン社員の取り扱いです。


まず、業務効率化の対象となるベテラン社員達が、どのような主張をしているのか

を確認することが重要です。


例えば、理由も述べず、ただ業務効率化に反対しているようなベテラン社員は

論外といえますので、そのようなベテラン社員の意見は聞く必要はありませんが、

具体的な理由を述べて、業務効率化に反対しているようなベテラン社員の意見には、

耳を傾ける必要があるでしょう。


理由があって、業務効率化に反対しているベテラン社員には、その理由に対する

解決策を提示できれば、彼らも納得するはずでしょうから、理由に対する解決策を

呈示して、彼らの反応を見極めるのです。


その時に、更に、業務効率化に反対する新たな理由を主張してくるような

ベテラン社員は、いわゆるクレーマーと同類なので、これ以上、彼らの意見は

聞く必要はないでしょう。


理由もなく、業務の効率化に反対するベテラン社員は、自分の身の保身のことしか

考えていないといえます。


このようにして、抵抗勢力になっているベテラン社員が、なぜ業務効率化の壁

となっているのかを把握して、可能な限り、業務効率化に反対するベテラン社員

にも理解を得て、全ての社員が納得して業務効率化に協力してもらうことが、

業務効率化を成功させる重要なポイントといえます。


そのような土台があってこそ、やっと、抜本的な業務の効率化に手をつける

ことができるのです。


次に、どうやって業務効率化に取り組むべきかの方法論について解説したい

と思いますが、間違っても、業務の効率化は、部署毎に取り組むべきでは ありません。


部署毎に業務効率化に取り組むことは、業務効率化が成功しない理由の

1つといえます。


例えば、業務効率化といえば、真っ先に、ホワイトカラーの生産性向上を 図る為に、

経理部、財務部、総務部などの業務を効率化させることを思い浮かべますが、

それらの事務部門単独で業務効率化に取り組んだとしても、 業務改善効果はあまり

期待できないでしょう。


何故なら、それらの事務部門は、企業の他の部署をサポートする役割を担っている

業務が大半なので、自分達の部門の業務効率化だけを考えて、 業務の効率化に

取り組んだとしても、他部署との兼ね合いで、自分達の業務のやり方を変更せざる

負えないケースが発生してくるからです。


その一例として、経理部で業務を効率化しようと考え、一週間に2回経費の精算

を受け付けていたのを、一週間に1度に変更した場合に、他部署からの猛烈な反対に

あって、元に戻してしまうようなケースです。


要するに、業務の効率化は、部署毎に考えるよりも、会社全体で考える方が、

無駄がありませんし、実質的な業務の効率化を実現することができるのです。


業務効率化が進まない原因と業務効率化が成功しない理由は、なにげない当たり前

のところにあることが多いので、そのような、当たり前の点を無視すると、 効率化の

為に高価なシステムを導入しても、失敗に終わることが往々にしてあることを認識

するべきでしょう。